Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering bedoelen we de processen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij ons college. In deze paragraaf informeren wij de raad over de belangrijkste thema's geselecteerd en beschrijven we in deze begroting achtereenvolgens wat we willen bereiken en wat we daarvoor gaan doen. In de jaarrekening leggen we verantwoording af op dezelfde thema's.

In de gemeente Houten is het verder versterken van de bedrijfsvoering noodzakelijk gezien de eigen interne constateringen, de bevindingen van de accountant in de afgelopen jaren en wijzigingen van wet- en regelgeving. Voor het realiseren van de complexe maatschappelijke opgaven waar we als gemeente voor staan, is deze kwaliteitsslag in de bedrijfsvoering essentieel. Als college geven we hieraan prioriteit. Dat blijkt onder meer uit de opdracht die we de (nieuwe) directie hebben gegeven om in de komende twee jaar te realiseren. De voorbereiding en uitwerking van deze opdracht is in volle gang.
Een verbeterimpuls is onder meer nodig op de volgende onderdelen:
(1) wendbare en weerbare organisatie en professionals
(2) duurzame verbetering van de ICT-dienstverlening en informatiehuishouding
(3) verbeteren en borgen van de werkprocessen
(4) door ontwikkelen van de financiële organisatie en interne beheersing.
De noodzaak om de meerjarenbegroting toekomstbestendig te maken (de Ronde van Houten en de uitwerking daarvan), heeft in 2025 en verder ongetwijfeld aanzienlijke impact op de organisatie en de bedrijfsvoering. Op de gebruikelijke momenten (zoals via de bestuursrapportages) houden we u hiervan op de hoogte.

Wat willen we bereiken?
We willen de organisatie en de bedrijfsvoering duurzaam op een hoger plan brengen. Diverse ontwikkelingen en uitkomsten van onderzoeken en recentelijke wetswijzigingen tonen de urgentie hiervan aan. De noodzaak tot deze verandering komt voort uit het gegeven dat er in organisatie van de gemeente Houten lange tijd sprake is geweest van een stabiel personeelsbestand, waarbij werkwijzen breed bekend waren.

We pakken de benodigde ontwikkeling van onze organisatie en onze bedrijfsvoering met verve en programmatisch op. We sluiten aan bij de ontwikkelingen die we afgelopen jaren reeds in gang hebben gezet. Onze directie is hiervan opdrachtnemer. Deze ontwikkeling vergt de nodige investeringen en een lange adem. Op gezette tijden informeren we uw raad hierover.
Een onderdeel hiervan is het continu beter organiseren van werkwijze in brede zin. De noodzaak om daartoe werkprocessen te beschrijven en te verbeteren is er daardoor jarenlang te beperkt geweest. Veranderende wet- en regelgeving (o.a. de Wet Open Overheid, de wet gericht op het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording) en de Omgevingswet), de verwachte uitstroom de komende jaren vanwege pensionering en de krappe arbeidsmarkt en mogelijke effecten van bezuinigingen maken strakke regie op het beschrijven en verbeteren van processen, de informatiehuishouding en de inrichting van de interne beheersingsomgeving cruciaal. Om zo de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening naar onze inwoners, ondernemers en partners te garanderen én te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving.

Wat gaan we ervoor doen?  

• Op basis van een (op te stellen) organisatieontwikkelprogramma werken we op innovatieve en programmatische wijze aan een eigentijdse organisatie met moderne bedrijfsvoering.
• Op basis van een (op te stellen) werkprogramma beschrijven we de belangrijkste werkprocessen vanuit oogpunt van o.a. transparantie, standaardisering en rechtmatigheid. We optimaliseren ze waar nodig en houden ze actueel.

Een duurzaam en goed functionerende organisatie vereist, naast een stevige en solide bedrijfsvoering, ook stevig willen investeren in de eigen medewerkers. Dit betekent het tijdig aantrekken, behouden én effectief inzetten van vakbekwame, gemotiveerde en vitale medewerkers. Houten heeft daarbij, net als vele werkgevers, te maken met een aantal ontwikkelingen. 

• Ouder wordende populatie  

 Houten heeft te maken met de vergrijzing van het personeelsbestand. De komende 10 jaar stroomt 30% van het personeelsbestand uit (ongeveer 95 medewerkers), als gevolg van het bereiken van de AOW-leeftijd. De aanwezige kennis en ervaringen van deze groep medewerkers willen we op tijd overdragen aan jongere generaties. Fysieke en mentale fitheid van onze medewerkers zorgt dat zij duurzaam inzetbaar blijven voor hun werk. 

• Krappe arbeidsmarkt  

Het aantrekken en binden van nieuwe medewerkers is met het oog op de hoge uitstroom (alleen al door pensionering) van groot belang. Dit is geen eenvoudige opgave, gezien de krapte en daardoor grote concurrentie op de arbeidsmarkt. De afgelopen jaren zien we een trend van een toenemend aantal werving- en selectieprocedures (2020: 59 vacatures; 2021: 81 vacatures; 2022: 72 vacatures; 2023: 80 vacatures). De verwachting is dat deze trend zich de komende jaren doorzet. Daarbij neemt door de krapte de zoektocht naar de juiste kandidaat ook steeds meer tijd in beslag. We zijn daardoor ter overbrugging, vaak langer dan gewenst, aangewezen op externe inhuur.  

• Hoog ziekteverzuim  

In de afgelopen jaren is het verzuim toegenomen (van ± 7% in 2021 naar ± 8% in 2022) en het afgelopen jaar weer dalende (6,5% in 2023). De oorzaken zijn uiteenlopend, zoals een ervaren hoge werkdruk, een mismatch tussen werk en competenties of de combinatie van werk met bijvoorbeeld (mantel)zorgtaken in de privésituatie. Dit vraagt onze bijzondere aandacht. 

Wat willen we bereiken?  
We werken aan de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers in een inclusieve organisatie. Dat betekent een organisatie, waar; 

• Iedereen welkom is en waar sprake is van een gezonde balans in de personeelsopbouw; 
• Medewerkers gezond aan het werk kunnen zijn en blijven en waar normen en waarden

worden gehanteerd die bijdragen aan een veilige werkomgeving; 

• Een divers medewerkersbestand hun kennis, vaardigheden en talenten optimaal kunnen

(blijven) benutten en ontwikkelen; 

• Toekomstperspectieven worden geboden door aantrekkelijk werk & arbeidsvoorwaarden. 

De eerder geschetste ontwikkelingen laten zien, dat het noodzakelijk én tegelijkertijd een hele uitdaging is om dit te bereiken. Dit is dan ook een meerjarig proces. 

Wat gaan we ervoor doen?  
Het is van belang om in samenhang te werken aan de verschillende HR-beleidsterreinen. 

• We werken aan een meer krachtige en moderne arbeidsmarktbenadering, in combinatie met

de ontwikkeling van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en loopbaanperspectieven. 

• We ondersteunen medewerkers preventief, zodat zij gezond aan het werk kunnen zijn (fit for

the job, fysiek en mentaal in balans, goede werk-privébalans). Daarnaast zetten we, in
samenwerking met onze arbodienst, gerichte en effectieve acties in gang om bij ziekteverzuim
een medewerker zo snel als mogelijk weer in het arbeidsproces te kunnen laten meedoen.  

• We faciliteren een warme overdracht van kennis en ervaring, vooruitlopend op

(vroeg)pensionering.  

• We hebben een breed aanbod aan trainings- en opleidingsfaciliteiten (in- en extern), waardoor

medewerkers in staat worden gesteld om te werken aan (persoonlijke) ontwikkeling en
vakbekwaamheid (competenties).  

• Iedereen is welkom bij de gemeente Houten. We zijn een inclusieve werkgever en organisatie,

waarbij ook aandacht is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als gemeente
willen we het goede voorbeeld geven, door deze doelgroep in ons gemeentehuis, of de bij ons
betrokken contractpartner, een volwaardige arbeidsplek te geven.  

Wat willen we bereiken?

Een goede informatiehuishouding is essentieel voor het goed en efficiënt functioneren van de organisatie en de dienstverlening naar de inwoners en organisaties van Houten. In de afgelopen jaren zijn al veel stappen gezet om de informatievoorziening robuust neer te zetten. Het outsourcingstraject naar de externe dienstverlener is in volle gang en wordt begin 2025 afgerond. Ook is hard gewerkt aan de opbouw van de nieuwe organisatie, is benodigd beleid opgesteld en gestart met de uitwerking daarvan. De basis om dat allemaal op orde te krijgen is gelegd en moet de komende tijd verder worden uitgewerkt. Dat geeft vervolgens ruimte om te werken aan het daadwerkelijke gebruik van informatie.
In 2025 willen we het volgende bereiken:

1. het op orde brengen van de informatiehuishouding;
2. het op orde brengen van het informatie- en archiefbeheer;
3. voldoen aan wet- en regelgeving
4. werken aan de informatievoorziening

Wat gaan we ervoor doen?
De volgende zaken zullen in 2025 in samenhang met elkaar worden opgepakt:

1. We ronden de outsourcing van de ICT dienstverlening af en zorgen dat team INFO de regie daarop kan uitvoeren
2. We gaan verder met de al opgestarte projecten rondom de informatiehuishouding waarbij dataclassificatie en uniforme opslag van data wordt geregeld
3. We gaan verder met het verder verbeteren van het informatie- en archiefbeheer waarbij steeds beter invulling geven kan worden aan de aanbevelingen van de toezichthouder informatie en archiefbeheer (de provincie).
4. We volgen nauwlettend de wet- en regelgeving op het gebied van privacy- en security en zorgen dat we voorbereid zijn op de NIS2.
5. We werken iteratief de architectuur van de informatievoorziening uit zodat we beter in control komen
6. We starten met het denken in daadwerkelijke informatieproducten, de benodigde data daarvoor en de manier waarop we daarmee inzicht kunnen krijgen en kunnen sturen (datagedreven/informatiegestuurd
   

De financiële functie is met haar producten en processen verbonden met alle primaire processen van de gemeentelijke organisatie en vormt daardoor een belangrijke partner voor iedereen binnen het concern.
 

Wat willen we bereiken?
We willen als gemeente toekomstbestendig blijven. Daarom willen we beschikken over een solide PDCA-cyclus als basis. We willen bereiken dat onze bedrijfsprocessen zó worden ingericht, uitgevoerd, geëvalueerd en verbeterd dat wij diensten leveren die voldoen aan de vereisten en verwachtingen.

We willen in 2025 bereiken dat de interne organisatie van de gemeente stap voor stap volwassener wordt. Uiteindelijk willen we dat onze bedrijfsvoering aantoonbaar zó georganiseerd is dat onze belangrijke externe en interne stakeholders tevreden blijven over onze geleverde prestaties qua dienstverlening, compliance en financiën.

Wat gaan we ervoor doen?
We gaan het reeds opgestelde programmaplan 'Doorontwikkeling bedrijfsvoering' gefaseerd realiseren. De verhoogde aandacht voor de bedrijfsvoering is gericht op het meer gestructureerd [samen]werken binnen en tussen de teams.

In de uitgevoerde nulmeting is per onderdeel concreet uitgewerkt wat de 'basis op orde' inhoudt, wat de volwassenheid van de gemeente is en hoe de verbeterprojecten bijdragen aan de versterking van de interne organisatie. In haar driemaandelijkse rapportages rapporteert Concerncontrol over de mate van volwassenheid van de interne beheersing.

Stap voor stap gaan we ervoor zorgen dat de kwaliteit van onze informatievoorziening zó wordt dat de leidinggevenden beschikken over de juiste informatie in het kader van hun planning, (bij)sturing en verantwoording. Dat vraagt dat we ons informatiebeheer minder persoonsafhankelijk maken. Dan kunnen taken efficiënter worden overgedragen en kan informatie achteraf gemakkelijker worden teruggevonden.

Om dit te kunnen realiseren bouwen we voort op het procesbeheer dat in het najaar van 2022 is ingevoerd. De processen gaan over het dagelijks werk van de medewerkers. We gaan de proceseigenaren actief ondersteunen bij hun verantwoordelijkheden om:

• hun processen in te richten met procedures die waarborgen dat er wordt gewerkt conform de externe regelgeving en het interne beleid;
• bij de procesuitvoering de procesgebruikers te voorzien van intuïtieve applicaties om hun transacties in administraties en dossiers te kunnen vastleggen;
• periodiek door middel van managementrapportages en interne controles na te gaan in hoeverre hun processen en hun bereikte resultaten kwalitatief toereikend zijn;
• waar nodig hun processen tijdig aan te passen op basis van voortschrijdend inzicht.

In 2025 gaan we steeds meer werken volgens het 3-lijnen model dat in 2023 is ingevoerd. Hierbij vormen de primaire teams (Fysiek, Sociaal, Dienstverlening) de eerste lijn, verantwoordelijk voor de externe dienstverlening. De ondersteunende teams (Bedrijfsvoering) zijn de tweede lijn, verantwoordelijk voor de interne dienstverlening en het generieke interne beleid. Concerncontrol vormt de derde lijn, verantwoordelijk voor onafhankelijke advisering en toetsing.

Het documenteren van de interne beheersing heeft zich in de afgelopen jaren gericht op aspecten zoals financiële rechtmatigheid. In 2025 gaan wij een 'Governance, Risk & Compliance' applicatie implementeren. Deze applicatie wordt het platform voor de samenwerking tussen de specialisten in de tweede lijn, zoals bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging, bedrijfscontinuïteit en kwaliteitsmanagement. Hierdoor wordt het eenvoudiger om periodiek geïntegreerde rapportages uit te brengen over de status van de interne beheersing.

De gemeente Houten koopt jaarlijks voor ca. € 40 miljoen (beïnvloedbaar) een breed scala aan werken, diensten en leveringen in. Dit wordt zowel recht- als doelmatig gedaan met daarbij oog voor maatschappelijke doelstellingen (duurzaamheid, global goals en SROI social return on investment) en lokale aanbieders. De gevolgen van de krapte op de arbeidsmarkt alsook de tekorten aan materialen (in sommige markten) zijn bij de aanbestedingen duidelijk merkbaar. Los van het prijsopdrijvende effect van deze ontwikkelingen zien we ook het aantal inschrijvers hierdoor dalen. Met als effect dat we in een aantal gevallen al blij zijn met slechts één inschrijver. Tot op heden heeft dit nog niet geleid tot het aanpassen van de gestelde eisen maar bij aanhoudende ‘overspannen markten’ is dat enkel een kwestie van tijd.

Wat willen we bereiken?
Een betere en bredere kennis van de markt met beter renderende contracten voor de gemeente (juiste uitnutting van het contract; krijg je wat je hebt afgesproken). Daarbij blijven we inzetten op een zo duurzaam mogelijk karakter van alle inkopen door meer te focussen op de totale kosten gedurende de gehele levensduur (werken/leveringen) en/of breder te kijken dan alleen de ‘uren’ die geleverd worden (diensten).

Wat gaan we ervoor doen?

• Inzet aan de voorkant van inkoopprocessen versterken. In het komende jaar gaan we meer focussen op marktonderzoek/marktverkenning vooraf zodat we gebruik kunnen maken van de potentie van de markt voor de inkoopbehoefte die we hebben. De innovaties uit de markt kunnen tot betere resultaten leiden waarbij we ook zullen onderzoeken welke contractduur hier het beste bij aansluit.
• Versterken van de relaties met aanbieders. Daarnaast zetten we in op het opbouwen van relaties met aanbieders. Dit is ook essentieel bij het realiseren van onze wens om duurzaam in te kopen. Dit kost tijd en in deze komen we voor vraagstukken te staan als: Is duurzaam duurder? Zo ja? Hoeveel duurder mag duurzaam zijn? En is het daadwerkelijk duurder als je alle kosten van de hele levensduur (in zoverre bekend) meeneemt?

Wat willen we bereiken?

Komend jaar wordt een besluit genomen over de toekomstige huisvesting van de ambtenaren in het gemeentehuis. We willen toe naar een efficiënte, toekomstbestendige huisvesting waar bij een goede serviceverlening aan onze inwoners centraal zal staan.

Tevens willen we de burgers, raadsleden, medewerkers en andere bezoekers zo optimaal mogelijk ondersteunen. Daar is afgelopen periode ook flink in geïnvesteerd en dat willen we op dit niveau handhaven.

Wat gaan we daarvoor doen?

Afgelopen jaren is onderzocht wat we kunnen doen om de huisvesting te verbeteren. Het is ons duidelijk geworden dat we niet ontkomen aan investeringen in het pand en de inrichting. In 2025 zullen we een plan ter besluitlegging voorleggen aan de gemeenteraad.

Ondertussen gaat de serviceverlening op het huidige niveau door, wordt de catering opnieuw aanbesteed en zullen we het reserveringssysteem van de vergaderruimtes vernieuwen.

Wat willen we bereiken?
Houten wil een inwonersgerichte en betrouwbare overheid zijn. Dat betekent dat we de juridische kwaliteit van onze dienstverlening bewaken en bevorderen en dat we als gemeente rechtmatig, behoorlijk maar ook rechtvaardig handelen.

We zien over de breedte een stijging van het beroep op de juridische functie. Dat zien we in het aantal zaken Woo (zie ook par. 1.4.9). Ook de ontwikkelingen op terrein van asielopvang leveren extra juridische procedures op.
Juridische kwaliteitszorg wint daardoor aan belang. In navolging op het plan van aanpak voor juridische kwaliteitszorg verzorgen we in 2025 een Legal audit. Aan de hand van de uitkomsten passen we de organisatie van ons juridisch huis aan. Dit doen we in relatie met het op te stellen plan voor de doorontwikkeling van onze bedrijfsvoering.

Wat gaan we daarvoor doen?

• Continu leren door onafhankelijke behandeling bezwaarschriften. Jaarlijks nemen we bezwaarschriften in behandeling alwaar een onafhankelijke toets op het primaire besluit plaatsvindt Die toets is niet alleen formeel maar ook materieel. We  kijken of een bezwaar via de informele weg (een minnelijke oplossing) kan worden afgehandeld. We blijven sturen op laagdrempelig horen en binnen de wettelijke termijn afhandelen. In de gevallen dat het bezwaar gegrond is, vraagt dit doorgaans een zorgvuldigere motivatie. In een enkel geval gaat bezwaarmaker in beroep. Soms leidt dit er toe dat de appellant in het gelijk wordt gesteld. In meer gevallen is dat niet zo.
• Continu leren van klachten. Over de ingediende klachten brengen we jaarlijks verslag uit. Als we als gemeente aansprakelijk worden gesteld handelen we dit netjes en tijdig af. Voor de afhandeling van Woo-verzoeken verwijzen we naar paragraaf 1.4.8.
• Versterken van juridische kwaliteit. We investeren in de inrichting van de juridische functie. We maken de juridische capaciteit in de organisatie inzichtelijk en richten een ambtelijk platform in, bedoeld voor afstemming en kennisoverdracht. In het kader van die juridische kwaliteitszorg brengen we via analyse van werkprocessen de risico's in beeld. We formuleren een visie op juridische kwaliteit en bouwen aan een robuust juridische inrichting. Ook versterken we het juridisch bewustzijn van de medewerkers door opleidingen.

* In de primitieve begroting is nog nauwelijks sprake van geraamde inhuur. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd en wordt bijbehorende dekking aangegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.